Informacje o nowym pracowniku oraz stworzeniu dla niego umowy / stworzeniu aneksu dla zatrudnionego pracownika otrzymujemy w zadaniu w Asanie, w tym opisie zadania powinniśmy otrzymać wszystkie dane potrzebne do stworzenia umowy bądź aneksu

Przede wszystkim powinien zostać zawarty rodzaj umowy, jaką chcemy podpisać z kandydatem

  • B2B Java Developer bez wyłączności
  • B2B Java Developer bez JDG bez wyłączności
  • Umowa o pracę -

jeśli inny wymiar etatu to jaki, okres próbny, czas określony, nieokreślony

  • Umowa zlecenie - na czas określony, nieokreślony

Pozostałe dane potrzebne do stworzenia umowy:

Umowa o pracę/ zlecenie

  1. Imię i nazwisko
  2. PESEL
  3. Data urodzenia
  4. Adres zamieszkania
  5. Stawka
  6. Stanowisko

B2B

  1. Nazwa firmy
  2. NIP
  3. REGON
  4. Adres firmy

Wybieramy Konkretny wzór umowy

Wszystkie wzory umów są na dysku google:

dyski współdzielone –> HR –> wzory umów https://drive.google.com/drive/folders/12RZgILFDRtNP4rAcC7UaG2M8Yxvv4Lti - Połącz konto Google

image-20221213-073340.png

Klikając dwukrotnie w pole zaznaczone na żółto pojawią nam się foldery

image-20221213-073444.png

Tworząc umowę powinno się wybrać odpowiedni wzór (informacja powinna być zawarta w zadaniu w Asanie) B2B, UOP, UZL Klikamy w dany wzór prawym przyciskiem myszy:

image-20221213-064720.png

Tworzymy kopie nadajemy plikowi odpowiednią nazwę wg. niżej opisanych wytycznych:

Nazwa umowy

Nazwa pliku powinna od razu mówić, jaka jest jego zawartość.

Umowa

Odpowiednia nazwa umowy: YYYY-MM-DDRodzaj-UmowyImię_Nazwisko_opis-słowny Przykłady:

  • 2022-04-27_UoP_Michał_Antoszczuk
  • 2022-04-27_UoP_Michał_Antoszczuk_czas-niekreślony

umowy zapisujemy na dysku w wersji roboczej, PDF oraz podpisanej( zazwyczaj skan), na dysku google: Wchodząc w poniższego linka: https://drive.google.com/drive/folders/1ekqgbg96AEd2KpSSPG4Vs8OZHUzI1nHw - Połącz konto Google

wybieramy odpowiedni folder B2B lub Umowy pracowników - w tych folderach tworzymy nowy folder, którego nazwą będzie imię i nazwisko nowego pracownika Aby stworzyć taki folder klikamy:

image-20221213-064042.png

Następnie wyświetlają nam się opcje dotyczące tego folderu:

image-20221213-064238.png

Wybieramy Nowy folder nadajemy mu odpowiednia nazwę

Tworzenie umowy o pracę/ zlecenie/ B2B

Stworzoną pustą wersję umowy wg. powyższych kroków uzupełniamy wg, danych, które otrzymaliśmy w Asanie. *Jeżeli zatrudniamy osobę na część etatu - wynagrodzenie na umowie zawsze musi być taka jaką pracownik będzie otrzymywał, czyli zgodne z jego etatem. Przykład: pracownik pracuje na 80 % etatu wpisujemy wynagrodzenie odpowiednie dla 80 % etatu np. 100% etatu to będzie 1000 zł brutto to wynagrodzenie dla 80 % etatu będzie będzie wynosiło 800 zł

Jak to wyliczyć: Kwota ze 100% etatu * 80% i wychodzi kwota końcowa

Udostępniamy kandydatowi w trybie komentowania, żeby mógł nanieść komentarze przycisk udostępnij → wpisujemy podany w Asanie mail i dajemy, że tylko komentowanie

Umowy muszą zostać podpisane przez jedną osobę reprezentującą zarząd - w trakcie tworzenia umowy warto ustalić, kiedy Marek bądź Michał będzie w biurze - i tą osobę wpisać na umowie. Następnie wysyłamy Michałowi bądź Markowi do akceptacji. Po akceptacji drukujemy w dwóch wersjach umowę (chyba, że otrzymamy informacje, że umowa zostanie podpisana poprzez GOV.) Umowę przekazujemy do podpisu Markowi bądź Michałowi oraz pracownikowi.

Podpisaną umowę skanujemy i wrzucamy do folderu danego pracownika, który znajduje się tutaj, pamiętając o odpowiedniej nazwie pliku.

https://drive.google.com/drive/u/1/folders/1ekqgbg96AEd2KpSSPG4Vs8OZHUzI1nHw - Połącz konto Google

Oryginał przekazujemy do biura rachunkowego, które przechowuje nasze akta osobowe. Wcześniej wysyłając maila - do p. Irminy z Solus -i.florczuk@solus.biz.pl - jedynie UOP oraz zlecenie

Jeżeli jest to pracownik na UOP Powinniśmy stworzyć również na dysku HR-pracownicy-akta osobowe,

Link niżej: https://drive.google.com/drive/folders/1ju3Eax7iAUiR07B4TXBBTiLAFhQu2kjQ - Połącz konto Google

stworzyć folder (Imię i Nazwisko pracownika) oraz w tym folderze foldery: A-przed zatrudnieniem - CV, Kwestionariusze, orzeczenie lekarskie, skierowanie do medycyny pracy B-Przebieg zatrudnienia - umowy, aneksy, bhp, C-Koniec współpracy - wypowiedzenie, świadectwo pracy D-odpowiedzialności

B2B - umowy zamieszczamy w odpowiednim segregatorze w szafie Każda osoba na B2B ma swoja indywidualną numerację umów oraz aneksów - trzeba powołać się na ostatnia numeracje użyta w danym folderze danego pracownika i nadać kolejny numer aneksu Przy B2B mamy również dwa podpunkty dotyczące ograniczeń:

  1. ograniczenie kwotowe: do 1.5 * kwota godzinowa * 150 [w zaokrągleniu do 1000]
  2. ograniczenie odpowiedzialności: 3 * kwota godzinowa * 150 [w zaokrągleniu do 1000]

Zawsze analogicznie tworzymy umowy dla każdego pracownika

Tworzenie Aneksów

Aneks - nazwa pliku

Odpowiednia nazwa aneksu: YYYY-MM-DDaneks_nrXRodzaj-UmowyImięNazwiskoopis-słowny Przykłady:

  • 2022-04-27_aneks_nr_6_B2B_Michał_Antoszczuk_podwyżka-8000zł
  • 2022-04-27_aneks_nr_6_B2B_Michał_Antoszczuk_zmiana-wymiaru

Aneksy do umów o pracę.

Wchodzimy na dyski współdzielone na google drive: HR → Wzory umów → umowa o pracę https://drive.google.com/drive/folders/1FHl4eLfntPq0YCHkQ_fjw8qbUJbXaQUc - Połącz konto Google

Aneks dot. zmiany stanowiska https://docs.google.com/document/d/1bthmvhutBqQcZNeunZCdKDZ9MtMO_pTz/edit - Połącz konto Google Połącz podgląd

aneks dot. zmiany wynagrodzenia

https://docs.google.com/document/d/1pnhFN49ZU6g1LbsXd1EHSgmNLWYne7GZ/edit - Połącz konto Google Połącz podgląd

Kopiujemy plik aneksu - wzór, który nas interesuje - prawy przycisk myszki - utwórz kopie

Zmieniamy nazwę pliku YYYY-MM-DDaneks_nrXRodzaj-UmowyImięNazwiskoopis-słowny

Te kopie przenosimy do folderu “przygotowane dla konkretnych pracowników” Wprowadzamy zmiany w dokumencie Każdy pracownik ma swoją indywidualną numerację do danej umowy. Trzeba powołać się na obowiązującą umowę (sprawdzić w folderze pracownika HR-Umowy pracowników) i nadać kolejny numer aneksu.

Udostępniamy pracownikowi w trybie komentarza, żeby mógł napisać ewentualnie komentarz Podpisujemy zaakceptowany aneks drukujemy w dwóch egzemplarzach - chyba, ze zostanie podpisany za pomocą GOV Po podpisaniu przenosimy draft do odpowiedniego folderu w Umowy- folder danej osoby - B Przebieg zatrudnienia

Aneksy do umów zlecenia.

Wchodzimy na dyski współdzielone na google drive: HR → Wzory umów → umowa o zlecenie

wzór aneksu:

https://docs.google.com/document/d/1AnbnKGFa_yCZ0GnTOAgkp23u9RNZaGzj/edit - Połącz konto Google Połącz podgląd

Kopiujemy plik aneksu - prawy przycisk myszki - utwórz kopie

Zmieniamy nazwę pliku YYYY-MM-DDaneks_nrXRodzaj-UmowyImięNazwiskoopis-słowny

Te kopie przenosimy do folderu “przygotowane dla konkretnych pracowników” Wprowadzamy zmiany w dokumencie Numeracja umów zleceń jest jedna w ramach roku, np. 4/2019. Numeracja aneksów do umów zleceń jest jedna w ramach danego aneksu, np aneks nr 3 do umowy nr 4/2019.

Udostępniamy pracownikowi w trybie komentarza, żeby mógł napisać ewentualnie komentarz Podpisujemy zaakceptowany aneks drukujemy w dwóch egzemplarzach - chyba, ze zostanie podpisany za pomocą GOV Po podpisaniu przenosimy draft do odpowiedniego folderu w umowy zlecenie -folder danej osoby - B Przebieg zatrudnienia