Sprawdzenie, czy wszyscy pracownicy poprawnie zakontowali czas pracy

Podczas rozliczania miesiąca w pierwszej kolejności należy sprawdzić, czy wszyscy pracownicy poprawnie zakontowali swój czas pracy w Clockify. Należy zwrócić szczególną uwagę na to, czy każdy wypełnił kalendarz do końca miesiąca Poniżej został zamieszczony link do odpowiedniego timesheet:

https://app.clockify.me/shared/657c19ce95eb901eedd1a754

Sprawdzamy czy jest odpowiedni okres: last month na podstawie tego podsumowania - pobieramy do excel:

image.png

image.png

image.png

Analizujemy czy każdy pracownik zakontował odpowiednio swój czas pracy - sprawdź czy każdy dzień został zakontowany przez każdego pracownika: Ułatwi Ci to tabela przestawna

  1. zaznacz wszystko w excel
  2. Wstawianie
  3. Tabela przestawna
  4. Pola tabeli przestawnej wg poniższego screena

image.png

image.png

image.png

  1. Tabelka wyświetla się w następujący sposób:

image.png

image.png

image.png

W ten sposób analizujemy każdą osobę czy w każdym dniu ma zakontowany odpowiednio czas, jeżeli mamy wątpliwości sprawdzamy w tabeli głównej co to było za kontowanie/czego dotyczyło.

Jeżeli ktoś nie zakontował czasu pracy bądź tych godzin jest mało - piszemy do danej osoby i zaznaczamy w tabeli taką informacje: https://docs.google.com/spreadsheets/d/1Oy6cbc-o2v6iG74xfOcpltmI_NQ-nZk_Msat-4CftEk/edit?gid=0#gid=0 W komentarzu wpisujemy co było przyczyną zaznaczenia.

Weryfikacja ilości wprowadzonych dni wolnych w calamari vs Clockify

Mając raporty porównujemy ilość wprowadzonych dni wolnych, zwolnień lekarskich i innych nieobecności.

  • Urlopy- sprawdź w calamari wszystkie osoby na UOP oraz zlecenie - kadrowa pobiera wnioski i wrzuca je na dysk
  • zweryfikuj czy komuś nie należy się ekwiwalent za urlop 2 tygodnie! - wtedy w komentarzach wpisujemy ekwiwalent za urlop
  • Zwolnienia chorobowe(też kwarantanna/izolacja) - można je zweryfikować logując się przez profil zaufany na stronę - kadrowa pobiera je i wrzuca na dysk

www.zus.pl .

Instrukcja do pobrania zwolnień (oraz tych dot. kwarantanny lub izolacji) jest dostępna tu: https://docs.superhuman.com/d/_d0hdAtjqmwk/_su4kpcdv

Spis wszystkich nieobecności z całego miesiąca, (wraz z dokumentami potwierdzającymi) przesyłamy do Irminy z biura rachunkowego.

Dokumentami potwierdzającymi są dla:

  • urlopów- pobrane z calamari w formie pdf,
  • zwolnień lekarskich- plik pobrany ze strony zus.pl w formie pdf,
  • urlop okolicznościowy- skan dokumentu potwierdzającego wydarzenie, np., akt małżeństwa, akt zgonu,
  • urlopów bezpłatnych- screen wniosku urlopowego z MS Teams,
  • opieki nad dzieckiem- 2 dni przysługują z mocy prawa, nie potrzeba dokumentu potwierdzającego.
  • krwiodawstwa- jeśli cały dzień, dokument wydany przez Centrum Krwiodawstwa.

Wszystkie te dokumenty powinny zostać umieszczone na dyskach współdzielonych → Księgowość → KP → rok (robi to kadrowa, jedynie my weryfikujemy czy te dokumenty zostały wrzucone ): Tworzysz folder z nazwą danego miesiąca, za który przygotowujesz rozliczenie: musza się w nim znajdować następujące pod foldery: - L4 - Lista Płac - Paski wynagrodzeń - wnioski urlopowe

Wysłanie Tabeli rozliczeniowej do kadrowej:

wchodzimy w poniższy link na Coda

https://coda.io/d/HR_d0hdAtjqmwk/Dla-kadrowej-benefity-umowy-wynagrodzenia_suIXnL_b#_luzLjshV

Zmieniamy na odpowiedni miesiąc (jeżeli mami 1.10 - to dane potrzebujemy z września czyli z poprzedniego miesiąca)

image.png

image.png

image.png

Pierwszą część tabeli

  1. Sprawdzamy czy wszystkie dane się zgadzają, czy stawki są prawidłowe;
  2. Jeżelii ktoś ma wypłacany dodatek za oncall lub świadczenie urlopowe wpisujemy taką informacje w komentarzu oraz mailu.
  3. Tak przygotowane dane kopiujemy:

Przy pierwszej tabeli: Dla Kadrowej umowy i wynagrodzenia najeżdżamy na trzy kropki: następnie klikamy w copy table

image.png

image.png

image.png

Otwieramy plik excel Wklejamy wszystkie dane do arkusza Arkusz ten nazywamy Wynagrodzenie

Benefity

W excelu, w którym wkleiliśmy dane odnośnie wynagrodzeń, wklejamy dane odnośnie benefitów, Tworzymy nowy arkusz o nazwie Benefity: W Codzie, w tym samym miejscu co tabelka z wynagrodzeniami, znajduje się tabelka z Benefitami, Dla kadrowej Benefity najeżdżamy na trzy kropki następnie klikamy w copy table

image.png

image.png

image.png

Wklejamy skopiowaną tabelkę do Excel - arkusz o nazwie Benefity Sprawdzamy czy wszystko się zgadza - czasami koszt pracownika się nie zgadza, wtedy poprawiamy te kwoty analogicznie do kwot podanych na Coda.

Tak przygotowaną tabelkę wrzucamy na dysk google: Księgowość → oneDrive - przenosiny → KP → rok → miesiąc

Następnie wysyłamy maila do kadrowej:

Do: kadry@scarab.com.pl

DW: administracja@awsm.pl; ba.ksiegowosc.1@gmail.com

Temat: [AWSM] Rozliczenie pracowników - Miesiąc Rok

Dzień dobry,

Wysyłam link do dysku:

link do danego miesiąca w KP

prosiłabym o pobranie zwolnień lekarskich, urlopów oraz wrzucenie ich do odpowiednich folderów,

Najważniejsza informacja dot. Wynagrodzeń: tutaj wpisujemy najważniejsze informacje dotyczące wynagrodzeń świadczenia, zmiana wynagrodzenia, rozliczenia itp

Benefity AWSM - Wysłanie do księgowości

Tego samego dnia wysyłamy faktury za benefity wraz ze specyfikacją do księgowości - za miesiąc, który aktualnie rozliczamy, czyli jeżeli mamy maj to rozliczamy aktualnie kwiecień

image.png

image.png

image.png

Przechodzimy do Polisy → obecni uczestnicy

image.png

image.png

image.png

Eksport uczestników

image.png

image.png

image.png

Pobiera nam sie excel, którego dołączamy do maila. Faktura przychodzi mailem od: e-obsluga@allianz.pl po opłaceniu składki, lub można ja pobrać: W zakładce dokumenty:

Faktury

image.png

image.png

image.png

pobieramy odpowiednią fakturę klikając w nią.

image.png

image.png

image.png

image.png

image.png

image.png

Zaznaczamy wszystkich aktywnych pracowników na dany okres

image.png

image.png

image.png

Następnie pobieramy xls

image.png

image.png

image.png

klikamy pobierz

  • Inter Polska Fakturę oraz specyfikacje otrzymujemy na początku każdego miesiąca z maila zdrowotne@interpolska.pl Plik jest zaszyfrowany w excel Wchodzimy do pliku ( hasło: GRZ0000088922AWS) zapisujemy dwa arkusze w formie pdf (osobno specyfikacje, osobno fakturę) Aby zapisać je w formie PFD Kopiuję zawartość arkusza, wklejam w word jako zdjęcie i zapisuje odpowiednio w PDF.

Podsumowanie wynagrodzeń Awsm (excel)

w tym excel trzeba stworzyć kolejny arkusz z nazwą rozliczanego miesiąca )najlepiej stworzyć duplikat poprzedniego miesiąca, usunąć zawartość (kwoty urlopy itp.) i wszystko wpisać wg danych, które posiadamy

wykonujemy czynności analogicznie jak w przypadku benefitów, wszystkie zmiany zaznaczam zawsze na czerwono, aby rzucały się w oczy umieszczam informacje o zmianie wynagrodzenia danej osoby w mailu (nie podaje kwoty), W przypadku zlecenia wpisujemy ilość godzin przepracowanych przez dana osobę świadczenie urlopowe należy się raz do roku osobie, która skorzystała z dwutygodniowego urlopu - wypłacamy po skorzystaniu z urlopu ( urlop musi łącznie wynosić 14 dni nie ma różnicy czy są w tym dni ustawowo wolne, musza to był 2 tygodnie w sumie) Warto zweryfikować również, czy wynagrodzenie pracowników nie uległo zmianie.

Aktualne wynagrodzenia znajdują się w Coda:

Coda - HR - Umowy aktualne

Weryfikacja nadgodzin

Rozliczając każdy miesiąc mamy też na uwadze bilans godzin nadliczbowych.

Spis nadgodzin znajduje się pod linkiem:

https://docs.google.com/spreadsheets/d/1DJVYBbDXYJlGE7Z0OZOZoPhphb5fiJAf/edit?rtpof=true#gid=963665124

Uzupełniamy w wierszu odpowiadającemu danej osobie ilość nadgodzin/niedogodzin w kolumnie danego miesiąca.

Nadgodziny należy wybrać w roku kalendarzowym.

Co do zasady, nie wypłacamy nadgodzin. Nadgodziny powinny być odbierane przez pracownika. W wyjątkowych sytuacjach niedogodziny, czy nadgodziny mogą przejść na kolejny okres rozliczeniowy, na prośbę pracownika przesłaną mailem.

Zwracajmy uwagę na zbyt dużą ilość nadgodzin lub niedogodzin i dopytujmy pracowników co jest przyczyną takiej sytuacji.

Po przejściu powyższych kroków należy wysłać maila do księgowości kadry@scarab.com.pl; DW: administracje@awsm.pl oraz ba.ksiegowosc.1@gmail.com

tytuł maila np:rozliczenie miesiąca czerwiec 2022 (zmieniamy odpowiednio tylko miesiąc oraz rok)

załączniki: dołączam faktury Benefit (Multisport), Aviva, Polisa Inter-Polska oraz specyfikację do nich

Treść maila:

“Dzień dobry,

Wysyłam link do dysku z przygotowanymi danymi do wyliczenia wynagrodzeń:

https://drive.google.com/drive/folders/1zBm6CZL_PJZvOGcBgUZWOHada5t1NH2-

prosiłabym o pobranie zwolnień lekarskich oraz urlopów oraz wrzucenie ich do odpowiednich folderów,

Najważniejsza informacja dot. Wynagrodzeń:

w mailu wypisuje najważniejsze informację np: jeśli w danym miesiącu mamy zmianę stawki pracownika to załączam aneks oraz jeszcze przypominam o tym w treści maila, świadczenia urlopowe (wypłacana tak zwana “gruszka”)itp. przykład poniżej:

Zmiana stawki

od maja zmiana stawki pracownika imię i nazwisko (wprowadzona w tabelce)

Świadczenie urlopowe

proszę o wypłacenie świadczenia urlopowego dla pracownika imię i nazwisko (wprowadzona w tabelce)

Premie

Premie wypłacane są w grudniu oraz w czerwcu. (Uwaga, premia w grudniu powinna zostać wysłana do połowy grudnia, aby pracownicy otrzymali te pieniądze na potrzebne zakupy.) Gdy otrzymamy plik od Zarządu z wysokością premii dla każdego pracownika, informujemy każdego z osobna o wysokości jego premii - dana osoba otrzymuje maila z informacją jak wysoka będzie jego premia.

Wzór maila dla osób B2B Hej…………………..,

otrzymasz w …………………………. premie w wysokości ………. zł netto – prosiłabym o doliczenie tej kwoty w fakturze za grudzień

Wzór maila dla osób na UOP Hej ……………………,

Chciałabym Cię poinformować, że w …………………… otrzymasz premię ……………………. brutto.

Następnie wysyłamy maila do kadr (kadry@scarab.com.pl) CC Administracja

Maila z prośbą o przygotowanie listy płac z premiami - podane kwoty są kwotami brutto.

UOP:

-

UZL

-